Datenschutzerklärung / Privacy Policy

Deutsche Fassung zuerst, English version below.

Deutsch

Die Technische Universität München (TUM) nimmt den Schutz personenbezogener Daten ernst. Das Exam Allocation System verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Organisation und Dokumentation von Prüfungen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS); die Daten verbleiben in der Infrastruktur der TUM. Die Nutzung steht nur Beschäftigten der TUM offen, die dafür freigeschaltet wurden.

Allgemeine Angaben

Verantwortlicher

Technische Universität München
TUM Campus Heilbronn
Bildungscampus 2, 74076 Heilbronn
E-Mail: s.berrezueta@tum.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Verarbeitet wird ausschließlich zur Durchführung von Prüfungen: Sitzplatzvergabe, Identitätsprüfung im Prüfungsraum, Anwesenheitsnachweis und Dokumentation von Unregelmäßigkeiten. Rechtsgrundlage ist die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG sowie Art. 84 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG) und den einschlägigen prüfungsrechtlichen Vorschriften der TUM (APSO).

Empfänger der Daten

Das System wird auf Servern der TUM betrieben. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Es werden keine KI-, Analyse- oder Werbedienste eingesetzt und keine externen Inhalte eingebunden.

Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Prüfungsdokumentation erforderlich ist. Die Angaben zu den einzelnen Verarbeitungen finden Sie weiter unten.

Ihre Rechte

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17 und 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen vorliegen (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO)

Wenden Sie sich hierfür an die oben genannte Kontaktadresse.

Angaben zum Webangebot

Protokollierung

Bei der Anmeldung wird die TUM-Kennung im Anwendungsprotokoll vermerkt, um Zugriffsprobleme nachvollziehen zu können. Nutzungsprofile werden nicht erstellt.

Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung, das nach spätestens zwölf Stunden abläuft, sowie ein Cookie mit Ihrer Rolle zur Steuerung der Oberfläche. Ihre Anzeigeeinstellung (heller oder dunkler Modus) wird lokal in Ihrem Browser gespeichert. Cookies zu Tracking- oder Werbezwecken werden nicht verwendet; eine Einwilligung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

Einzelne Verarbeitungen

Anmeldung über TUM Single Sign-On

Die Anmeldung erfolgt über den zentralen TUM-Login (login.tum.de) mittels OpenID Connect. Ihr Passwort geben Sie ausschließlich bei der TUM ein; es erreicht dieses System nicht. Übernommen und gespeichert werden TUM-Kennung, Name und dienstliche E-Mail-Adresse. Ihre TUM-Zugehörigkeit wird bei der Anmeldung ausgewertet, um die Berechtigungsstufe zu bestimmen. Speicherdauer: für die Dauer des Kontos; mit dessen Löschung werden die Daten entfernt.

Daten der Prüfungsteilnehmenden

Die prüfende Person lädt die aus TUMonline exportierten Teilnehmendendaten in das System: Name, Matrikelnummer, Studiengang und Anzahl der Prüfungsversuche. Eine Erhebung bei den Teilnehmenden selbst findet durch dieses System nicht statt.

Lichtbilder

Aus TUMonline übernommene Lichtbilder werden ausschließlich den berechtigten Aufsichtspersonen angezeigt, damit diese die Identität im Prüfungsraum durch Inaugenscheinnahme prüfen können. Eine automatisierte Gesichtserkennung oder sonstige biometrische Verarbeitung findet nicht statt.

Unterschriften

Teilnehmende bestätigen ihre Teilnahme durch Unterschrift auf dem Gerät der Aufsicht; Aufsichtspersonen unterschreiben zur Bestätigung der Aufsicht. Die Unterschriften werden zusammen mit der Prüfung vollständig gelöscht, sobald diese im System entfernt wird.

Speicherdauer der Teilnehmendendaten

Teilnehmendendaten und Lichtbilder sind der prüfenden Person zugeordnet und stehen für deren weitere Prüfungen zur Verfügung. Sie werden gelöscht, sobald sie für die Prüfungsdokumentation nicht mehr benötigt werden, spätestens mit Löschung des zugehörigen Benutzerkontos.

Mobile Anwendung

Die Tablet-App speichert Prüfungsdaten lokal, damit sie auch ohne Verbindung nutzbar ist. Offline erfasste Unterschriften verbleiben nur so lange auf dem Gerät, bis sie an den Server übertragen wurden, und werden danach lokal gelöscht.

Rückmeldungen und Fehlerberichte

Wenn Sie eine Rückmeldung oder einen Fehlerbericht senden, werden Betreff und Nachricht gespeichert, damit das Team darauf reagieren kann. Sind Sie angemeldet, wird Ihre TUM-Kennung mitgespeichert; von der Anmeldeseite aus gesendete Berichte werden ohne Kennung gespeichert. Die Angaben werden ausschließlich zur Wartung und Verbesserung des Systems verwendet und von der Administration nach Bearbeitung gelöscht.

English

The Technical University of Munich (TUM) takes the protection of personal data seriously. The Exam Allocation System processes personal data solely for the organisation and documentation of examinations. Traffic is encrypted in transit (HTTPS) and the data remains within TUM infrastructure. The system is available only to TUM staff who have been granted access.

General information

Controller

Technical University of Munich
TUM Campus Heilbronn
Bildungscampus 2, 74076 Heilbronn, Germany
Email: s.berrezueta@tum.de

Purposes and legal bases

Data is processed solely to conduct examinations: seat allocation, identity verification in the examination room, proof of attendance, and documentation of irregularities. The legal basis is the performance of a task carried out in the public interest under Art. 6(1)(e) GDPR in conjunction with Art. 4(1) BayDSG, together with Art. 84 of the Bavarian Higher Education Innovation Act (BayHIG) and the applicable examination regulations of TUM (APSO).

Recipients

The system runs on TUM servers. No data is passed to third parties. No AI, analytics or advertising services are used and no external content is embedded.

Duration of storage

Data is stored only for as long as it is needed for examination documentation. Retention for each processing operation is described below.

Your rights

Right of access to the data stored about you (Art. 15 GDPR)
Right to rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
Right to erasure or restriction of processing (Art. 17 and 18 GDPR)
Right to data portability where the requirements are met (Art. 20 GDPR)
Right to object to processing on grounds relating to your particular situation (Art. 21(1) GDPR)

To exercise these rights, please use the contact address above.

About this web presence

Logging

At login the TUM ID is recorded in the application log so that access problems can be traced. No usage profiles are created.

Cookies

Only strictly necessary cookies are set: a session cookie for your login, expiring after at most twelve hours, and a cookie holding your role to drive the interface. Your display preference (light or dark mode) is stored locally in your browser. No tracking or advertising cookies are used; no consent is required pursuant to § 25(2) no. 2 TDDDG.

Individual processing operations

Login via TUM single sign-on

Authentication uses the central TUM login (login.tum.de) via OpenID Connect. You enter your password only at TUM's login service; it never reaches this system. Your TUM ID, name and university email address are received and stored, and your TUM affiliation is evaluated at login to determine your access level. Retention: for the lifetime of the account; the data is removed when the account is deleted.

Examination participant data

The examiner uploads participant data exported from TUMonline: name, matriculation number, degree programme and number of examination attempts. This system does not collect data from participants directly.

Photographs

Photographs imported from TUMonline are shown only to authorised invigilators so that they can verify identity in the examination room by visual comparison. No automated facial recognition or other biometric processing takes place.

Signatures

Participants confirm attendance by signing on the invigilator's device, and invigilators sign to confirm supervision. Signatures are deleted in full together with the examination as soon as it is removed from the system.

Retention of participant data

Participant records and photographs are associated with the examiner and remain available for their subsequent examinations. They are deleted once they are no longer required for examination documentation, and at the latest when the associated user account is deleted.

Mobile application

The tablet app stores examination data locally so that it works without a network connection. Signatures captured offline remain on the device only until they have been transferred to the server and are deleted locally afterwards.

Feedback and bug reports

If you send feedback or report a bug, the subject and message you write are stored so that the team can respond. If you are logged in, your TUM ID is stored with it; reports sent from the login page are stored without it. This information is used only to maintain and improve the system and is deleted by the administrators once it has been dealt with.